Institut de planification financière – Politique de confidentialité

L’Institut se réserve le droit de modifier la Politique de confidentialité, la Charte des utilisateurs et les Conditions d’utilisation.

Entrée en vigueur : Octobre 2022

Dernière mise à jour : Novembre 2023

L’Institut de planification financière (l’« Institut » ou « nous ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses affiliés, de ses clients, de ses cocontractants, de ses employés, de ses sous-traitants et des visiteurs de ses sites Internet. 

Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons, traitons et conservons des renseignements personnels dans le cadre de nos activités, dont l’exploitation de ce site (les « Services » et le « Site ») et de tous les sites appartenant à l’Institut (les « Sites »). En accédant, vous inscrivant, ou utilisant nos Services ou nos Sites, vous consentez et acceptez le fait que les informations vous concernant puissent être collectées, utilisées et divulguées conformément à cette Politique et à nos Conditions d’utilisation.

Si vous n’acceptez pas ces termes, veuillez ne pas utiliser nos Services. Si vous choisissez de ne pas nous fournir certains renseignements qui sont nécessaires pour vous offrir nos Services, vous ne pourrez pas ouvrir un compte utilisateur.

1 – DÉFINITION DE RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, soit pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, de l’identifier. Il s’agit notamment de toute information vous concernant que vous nous fournissez lors de l’utilisation de nos Sites, comme lorsque vous créez un compte utilisateur ou concluez une transaction.

2 – PORTÉE DE LA POLITIQUE

L’Institut est un organisme sans but lucratif (OSBL) incorporé établi au Québec et qui est notamment assujetti aux dispositions applicables de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Nos Sites peuvent contenir des liens vers d’autres sites publiés par d’autres fournisseurs de contenu. Ces autres sites ne sont pas sous notre contrôle et nous ne sommes pas responsables de la collecte et de l’utilisation de vos informations par ces sites. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de chaque site que vous visitez et utilisez.

3 – Principes applicables à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels

Responsabilité

L’Institut est responsable des renseignements personnels qu’il recueille, détient ou communique, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de traitement et à des fins administratives conformément à cette Politique.

3.1 Détermination des fins de la collecte

L’Institut détermine les fins auxquelles il recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci. Dans le cadre de ses activités, l’Institut recueille notamment des renseignements personnels aux fins d’accorder l’accès et de fournir les Services, ainsi que pour se conformer à ses obligations légales.

Pour connaître les types de renseignements personnels collectés sur le Site ainsi que les fins de la collecte, consultez la section 4 de cette Politique.

3.2 Consentement

L’Institut recueille, utilise ou communique les renseignements personnels avec le consentement des personnes concernées, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

3.3 Limites de la collecte

La collecte de renseignements personnels par l’Institut se limite à ce qui est nécessaire aux fins indiquées au moment de la collecte. Il est aussi possible que l’Institut puisse recueillir et utiliser des renseignements sur vous qui proviennent d’un tiers lorsque la loi l’autorise et avec votre consentement dans tous les autres cas.

3.4 Limites de l’utilisation et de la communication

L’Institut n’utilise et ne communique pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou selon ce que la loi exige ou permet. L’Institut s’engage à limiter la divulgation et l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions aux fins visées.

Nous sommes susceptibles de partager des renseignements personnels avec des mandataires et partenaires de confiance qui agissent à titre de sous-traitants, ce qui comprend le traitement de données, l’exécution de commandes et la publication, l’envoi de courrier par la poste et de courriels, la prestation du service à la clientèle et des services en matière de marketing. Pour les besoins de ce Site, l’Institut peut partager des renseignements personnels avec ctrlweb, l’agence web qui a développé et héberge le Site, ainsi que Connexence, le fournisseur de la technologie de gestion des membres.

L’Institut conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’il en a raisonnablement besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon ce que la loi exige. Par la suite, ces renseignements sont anonymisés, pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, ou détruits de manière sécuritaire à l’issue de la durée légale de conservation des données.

3.5 Exactitude

L’Institut fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels qu’il recueille et détient soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ceux-ci sont utilisés. 

Veuillez noter qu’une demande de rectification ne sera considérée que si elle est faite par écrit conformément à la section 10 de cette Politique.

3.6 Sécurité, hébergement et stockage

L’Institut s’engage à appliquer et à requérir de ses sous-traitants qu’ils appliquent des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives adéquates, dans le but de maintenir le caractère confidentiel des renseignements personnels et de les protéger contre le vol, la perte, la divulgation ou l’accès non autorisé.

L’accès aux infrastructures du système d’information et aux serveurs est sécurisé selon des procédures et contrôles appropriés. Seules les personnes dûment habilitées peuvent y avoir accès. Celles-ci s’engagent à respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Des sauvegardes de nos documents, dont ceux comportant des renseignements personnels, sont effectuées à intervalles réguliers. 

Aucune méthode de transmission ou de stockage de données électroniques n’est infaillible et nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de l’information transmise ou stockée par l’entremise des Services. L’Institut ne peut donc pas garantir l’absence d’intrusion dans le Site ni garantir l’absence d’atteinte à la confidentialité, à l’intégrité ou à la disponibilité de vos documents par un autre utilisateur ou toute autre personne.

Les renseignements personnels recueillis ou conservés par l’Institut seront hébergés et sont susceptibles d’être transférés ou traités par l’entremise d’équipements ou d’installations situés au Canada ou dans la juridiction que nous vous indiquerons spécifiquement en regard de l’utilisation de nos Services.

3.7 Transparence

Cette politique expose les politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels de l’Institut. Toute modification ayant une incidence sur la protection de vos renseignements personnels sera communiquée aux utilisateurs. 

3.8 Plaintes

Un individu à l’égard de qui l’Institut possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente Politique.

L’Institut a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Veuillez noter qu’une plainte ne pourra être considérée que si elle est faite par écrit conformément à la section 9 de cette Politique.

Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de l’Institut à une plainte, ou des politiques et pratiques de l’Institut en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec au http://www.cai.gouv.qc.ca/.

4 – TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS SUR LE SITE ET FINALITÉS DE LA COLLECTE

Les renseignements personnels vous concernant et recueillis sur le Site vous appartiennent. 

Ces renseignements sont utilisés pour assurer la fourniture des services offerts sur le Site : délivrance de badges numériques, confirmation d’achat et d’inscription (profil d’utilisateur confirmé), formation continue, échanges de pairs à pairs, échanges entre l’équipe pédagogique et les apprenants, envoi d’informations de manière proactive, etc. 

Ces renseignements peuvent également être utilisés pour vous envoyer des mises à jour sur les sujets de formation continue offerts en ligne par l’Institut ou sur d’autres événements, pour communiquer avec vous à propos des services du Site, ou pour vous envoyer des messages électroniques à propos de la maintenance du Site ou des mises à jour.

Nous partagerons l’information recueillie avec des tierces parties, comme suit :

1. Avec les fournisseurs de services ou entrepreneurs qui effectuent certaines tâches en notre nom ou au nom des établissements, c’est-à-dire ctrlweb et Cosotech. Ceci comprend les informations que vous nous faites parvenir ainsi que toute transaction au travers de l’exploitation du Site;
2. Avec les utilisateurs du Site, en ce qui a trait à un badge numérique qui vous est décerné et au contenu qui y est associé, sauf dans la mesure où vous choisissez l’option de maintenir le badge privé (consulter la FAQ du Site pour la procédure à suivre);
3. Avec les autres visiteurs du Site, dans la mesure où vous soumettez des commentaires ou toute autre information ou du contenu à une zone du Site conçue pour les communications avec le public et avec d’autres membres d’une formation continue à laquelle vous participez. Nous pouvons proposer vos contributions aux apprenants qui s’inscrivent plus tard dans les mêmes formations, dans le cadre de forums, de didacticiels ou autrement. Si vous nous soumettez vos contributions dans des parties non publiques, nous les publierons anonymement, sauf avec votre permission explicite, mais nous pouvons utiliser votre nom d’utilisateur pour les afficher à l’intention des autres membres de votre formation continue;
4. Pour vous permettre de communiquer avec d’autres utilisateurs qui pourraient avoir des intérêts ou des objectifs éducatifs comparables aux vôtres. Ce partage d’information est dans une perspective de mise en réseau dans une communauté d’intérêt commun (sur un sujet donné). Par exemple, nous pouvons vous recommander des partenaires pour une discussion en particulier, dans le cadre d’une formation particulière où vous êtes inscrit. Dans de tels cas, nous pouvons utiliser les informations collectées à votre sujet afin de déterminer qui pourrait vouloir communiquer avec vous;
5. Pour l’intégration de services tiers. Par exemple, des vidéos et autres contenus peuvent être hébergés sur YouTube ou d’autres sites non contrôlés par l’Institut;
6. À tout tiers qui est l’organisateur d’un événement, lorsque la participation d’une personne à cet événement est attestée via un badge numérique : le nombre d’attestations octroyées dans le cadre de l’événement et l’identité des participants; 
7. À tout tiers qui organise et assume les coûts d’une formation disponible sur le Site, afin de lui rendre compte au sujet de l’accès, de l’engagement et des réalisations des participants à la formation;
8. Afin de répondre aux citations à comparaître, ordonnances de tribunal ou une autre procédure judiciaire, en réponse à une demande de coopération de la police ou un autre organisme gouvernemental, en cas d’enquête, pour prévenir ou prendre des mesures concernant des activités illégales, fraude, aux fins de sécurité ou contre des techniques à enjeux suspects, ou pour appliquer nos Conditions d’utilisation, la Charte des utilisateurs ou cette Politique de confidentialité, tel qu’il peut être requis par la loi ou pour protéger nos droits, notre propriété ou la sécurité ou celles des autres.

En outre, nous pouvons partager des informations, qui ne vous identifient pas personnellement, avec le public et avec des tiers, y compris, par exemple, des chercheurs et des partenaires.

5 – DONNÉES STATISTIQUES CONCERNANT L’USAGE DU SITE

Les données d’usage sont les données générées et recueillies par le Site concernant l’utilisation des Services. Il s’agit de données brutes, totalement anonymisées, utilisées pour produire des statistiques sur l’utilisation des Services et l’accès au Site et dont l’analyse permet d’améliorer les Services et les fonctionnalités du Site.

Nous recueillons ces données lorsque vous vous créez un compte d’utilisateur, participez à des formations continues (badges numériques), envoyez des messages courriel et/ou participez à nos forums. Nous enregistrons des informations indiquant, entre autres, les pages de notre Site ayant été visitées, l’ordre dans lequel elles ont été visitées, quand elles ont été visitées ainsi que les liens et autres contrôles de l’interface utilisateur qui ont été utilisés.

Nous pouvons enregistrer l’adresse IP, le système d’exploitation et le navigateur utilisé par chaque utilisateur du Site. Divers outils sont utilisés pour recueillir ces informations.

Les données d’usage peuvent être utilisées et partagées avec de tierces parties :

1. Pour nous permettre de proposer, administrer et améliorer l’offre de formation continue.
2. Pour nous aider à personnaliser l’expérience et évaluer l’accessibilité et l’impact du Site dans la communauté éducative internationale francophone.
3. À des fins de recherche scientifique, en particulier dans les domaines des sciences cognitives, de l’éducation et de la planification financière.
4. Pour suivre la fréquentation, à la fois individuelle et globale, la progression et l’achèvement d’une formation et pour analyser les statistiques sur la performance des apprenants et la façon dont ils apprennent et interagissent avec les contenus proposés.
5. Pour détecter des violations de la Charte des utilisateurs, la manière d’utiliser le Site ainsi que des utilisations frauduleuses ou l’étant potentiellement.
6. Pour publier des informations, mais pas des données personnelles, recueillies par le Site sur les accès, l’utilisation, l’impact et la performance des apprenants.
7. Pour archiver ces informations ou les utiliser pour des communications futures avec vous.
8. Afin de maintenir et d’améliorer le fonctionnement et la sécurité du Site et de nos logiciels, systèmes et réseaux.
9. Dans les mêmes cas d’utilisation et de partage que ceux prévus à la section 4 de cette Politique à l’égard des renseignements personnels.  

6 – Utilisation de témoins de connexion (cookies)

Certaines informations sont collectées au moyen de témoins de connexion, communément appelées « cookies » (de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur qui stockent des informations vous concernant et qui peuvent être consultés par le Site).

Un cookie ne nous permet pas de vous identifier. De manière générale, il enregistre des informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre Site (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.) que notre système pourra lire lors de vos visites ultérieures. 

Nous vous informons que vous pouvez configurer votre navigateur de façon à éviter l’enregistrement de cookies. La plupart des navigateurs fournissent les instructions pour les refuser dans la section « Aide » de la barre d’outils. Veuillez noter que si vous refusez nos cookies, des fonctions et fonctionnalités du Site pourraient ne pas fonctionner correctement.

7 – Transfert international et interprovincial et stockage des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont hébergés au Canada.

Dans certains cas, les renseignements personnels vous concernant peuvent être hébergés et traités dans tout pays où nous disposons d’installations ou recourons à des prestataires de services tiers. Nos prestataires de services pourraient transférer certains renseignements personnels vous concernant vers des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de confidentialité différentes de celles de votre pays. Si ces renseignements se trouvent en dehors de votre pays de résidence, ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes chargés d’appliquer une loi ou la réglementation de cet autre pays. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeureront régies par cette politique de confidentialité et par les lois applicables.

8 – VOTRE NOM D’UTILISATEUR ET VOS PUBLICATIONS SUR LE SITE

Veuillez noter que les commentaires et autres informations que vous publiez dans les forums, messageries et autres zones du Site conçus pour les communications publiques peuvent être consultés et téléchargés par d’autres visiteurs. Pour cette raison, nous vous encourageons à faire preuve de discrétion avant de publier toute information qui pourrait être utilisée pour vous identifier sur ces forums ou d’autres endroits publics ou réservés à une formation continue.

9 – EXERCICE DE VOS DROITS : NOS COORDONNÉES

En vertu de la présente Politique, vous disposez notamment d’un droit d’accès et de rectification des renseignements personnels communiqués. 

Nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour. Nous ne mettrons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels, à moins qu’un tel processus ne soit nécessaire. Nous attendons de vous que vous nous fournissiez, de temps en temps, des mises à jour de vos renseignements personnels, lorsque cela est nécessaire.

Vous pouvez demander par écrit à consulter les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons à votre sujet, et nous vous fournirons ces renseignements personnels. Vous pouvez également contester l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements personnels vous concernant. Si vous êtes en mesure de démontrer que les renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons selon vos instructions.

En outre, dans certaines circonstances, vous disposez des droits suivants :

• Le retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis en tout temps.

• Dans certains cas, vous pourriez demander que les renseignements personnels détenus à votre sujet ne soient plus diffusés. 

• Dans certains cas, vous pourriez demander des informations sur l’utilisation de tout système de décision automatisé et sur l’impact qu’il peut avoir sur vous. 

Pour exercer ces droits et pour toute demande, question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels, la présente Politique ou les pratiques de l’Institut en matière de protection et traitement des renseignements personnels, vous devez communiquer avec nous par courriel, via la rubrique « Nous joindre » du Site ou au [email protected] ou par courrier à l’adresse suivante :  

Institut de planification financière
3, place du Commerce, bureau 501
Île-des-Sœurs, Verdun (Québec) H3E 1H7

Nous nous efforçons de répondre à ces requêtes dans des délais raisonnables.

Adresse de l’Institut :

3, place du Commerce, bureau 501

Île-des-Sœurs, Verdun (Québec) H3E 1H7

Téléphone : 514 767-4040 / 1 800 640-4050

Courriel : [email protected]

Dernière mise à jour : Novembre 2023